Upravljanje i administracija projektom
Faza upravljanja projektom predstavlja dio savjetodavne usluge koja nastupa po odobrenju projektnog prijedloga te potpisu Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava s nadležnim tijelom.
Predmetna faza obuhvaća uspostavu projektnog tima zaduženog za provedbu projekta te implementaciju projekta, u kojoj Vam kao savjetnik pružam podršku u nadzoru nad izvršenjem projektnih aktivnosti, osiguravanju njihove usklađenosti s odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava te rješavanju eventualnih poteškoća nastalih tijekom provedbe.
Navedena faza započinje inicijalnim sastankom s Vašim projektnim timom te drugim ključnim projektnim dionicima ako postoje. Sastanak će biti usmjeren na međusobno upoznavanje i razmjenu informacija između projektnog tima te njihovo sažeto upoznavanje sa svim ključnim elementima projekta te zadacima za koje će biti zaduženi tijekom provedbe.
Nakon inicijalne koordinacije, pristupa se provedbi projekta tijekom koje sekontinuirano vrši praćenje napretka projekta, uspoređivanje usklađenosti s projektnim prijedlogom, identifikacija eventualnih odstupanja te pronalazak odgovarajućih rješenja. Upravljanje projektom obuhvaća:
- upravljanje rizicima u vidu identifikacije potencijalnih unutarnjih i vanjskih prijetnji koje mogu negativno utjecati na projekt
- razradu strategije njihovom upravljanjem
- identifikaciju potencijalnih prilika koje se mogu iskoristiti za poboljšanje ciljeva projekta (npr. implementacija tehnološkog napretka iz područja projekta u projektne rezultate, uvođenje novih saznanja u svrhu jačanja učinkovitosti i sl.).
Važna faza upravljanja projektom je i upravljanje resursima, što prvenstveno uključuje ljudske i financijske resurse, ali i razne materijale i tehnologije nužne za provođenje projekta. Također, kako bi se ostvarilo uspješno upravljanje resursima i projektom, važna je uspostava jasnih kanala komunikacije unutar projektnog tima, ali i s vanjskim dionicima te s kontrolnim tijelom, kako bi se učinkovito dijelile sve relevantne informacije o napretku projekta i osigurala kontinuirana podrška i razumijevanje među svim uključenim stranama.
Navedeno je od posebne važnosti u projektima s većim brojem partnera i dionika koji mogu imati i inozemnu komponentu, gdje Vam kao savjetnik kontinuirano pružam podršku u smislu definiranja jasnih komunikacijskih kanala, razmjene informacija te održavanjuredovitih koordinacijskih sastanaka kako bi se uvažili interesi i potrebe svih dionika.Opisano uključuje planiranje vremena i mjesta sastanaka, slanje pozivnica, pripremu ključnih tema i vođenje sastanaka te sastavljanje i razmjenu zapisnika.
Cilj upravljanja projekta nije samo zaključiti pojedinačni projekt, već stvoriti temelj za kvalitetnu dugoročnu suradnju i odnos povjerenja između savjetnika, klijenta, projektnih partnera i ostalih dionika s ciljem formiranja novih projektnih ideja i partnerstava.
Navedeno se postiže ocjenom postignutih rezultata projekta, prenošenjem znanja i analizom pozitivnih, ali i negativnih iskustava stečenih tijekom projekta, kako bi svaki budući projekt bio kvalitetniji, učinkovitiji i napredniji.
Administriranje projekta
Uz implementaciju projektnih aktivnosti, uspostavu projektnog tima te koordinaciju i komunikaciju između projektnih dionika, za uspješnu provedbu projekta potrebno je uspostaviti i učinkovitu administrativnu podršku koja će omogućiti pregledno i transparentno praćenje napretka projekta te mjerljivost ostvarenja projektnih ciljeva.
Kao savjetnik, tijekom provedbe projekta kontinuirano ću biti zadužen za pružanje administrativne podrške, s ciljem da administrativne radnje u projektu poput prikupljanja i arhiviranja dokumentacije u čim manjoj mjeri utječu na Vaše redovito poslovanje, kako bi se u potpunosti mogli usmjeriti na ostvarivanje glavnih ciljeva i koristi iz projekta.
Pri administriranju projekta, jedna od glavnih zadaća je uspostava sustava arhiviranja i organizacije projektne dokumentacije, što obuhvaća razne dokumente poput ponuda, narudžbenica, ugovora, računa, potvrda o plaćanju, zapisnika sa sastanaka, projektnih izvještaja i sl.
Unatoč važnosti kvalitetne organizacije projektne dokumentacije za praćenje napretka, važno je istaknuti kako je ipak riječ o zahtjevnom koraku koji može opteretiti redovno poslovanje klijenta, pri čemu je moja usluga savjetnika usmjerena upravo na davanje jasnih uputa te vođenje brige oko prikupljanja, organiziranja i obrade dokumenata, kako bi ste se kao korisnik bespovratnih sredstava mogli usmjeriti na ostvarivanje glavnih koristi od projekta.
Jedan od temeljnih poslova glede administriranja projekta oko kojeg ću Vam pružati cjelovitu podršku je izrada i podnošenje Zahtjeva za nadoknadom sredstava (ZNS-ova). Riječ je o dokumentu koji se kontrolnom tijelu podnosi periodički tijekom provedbe projekta, a uključuje opisni dio o napretku projekta i doprinosu ostvarenim ciljevima u određenom razdoblju, kao i financijski dio potraživanih troškova za koje se traži naknada temeljem popratne dokumentacije (npr. narudžbenice, ugovori, računi, dokazi o isporuci, potvrde o plaćanju i sl.).
ZNS se načelno podnosi elektroničkim putem, posredstvom sustava poput Fondovi EU, a nakon njegovog podnošenja slijedi postupak provjere i odobrenja od strane nadležnog kontrolnog tijela, u sklopu kojeg su moguća zatražena dodatna pojašnjenja i nadopune. Kao savjetnik, na raspolaganju sam Vam u svim fazama izrade te obrade ZNS-a, kako bi se svi projektni troškovi pravilno dokumentirali te nadoknadili u skladu s ugovornim obvezama.
Važan korak podrške pri administriranju projekta je i upravljanje promjenama u projektu. Uzimajući u obzir da razdoblje provedbe projekata često obuhvaća 12 – 36 mjeseci, u navedenom razdoblju očekivane su određene unutarnje promjene na strani klijenta, ali i u okruženju u kojem se projekt odvija.
Kao savjetniku, uloga će mi biti podrška pri identifikaciji promijenjenih okolnosti te njihova procjena u odnosu na Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava.
Navedeno će uključivati komunikaciju s kontrolnim tijelom glede upoznavanja s nastalim promjenama, ocjenu njihove opravdanosti u odnosu na odredbe Ugovora te u konačnici izrada Zahtjeva o izmjeni projekta s opisom zatražene izmjene, pripadajućim obrazloženjem te popratnom dokumentacijom.
Kvalitetna administrativna podrška pri upravljanju projektom je važna u kontekstu potrebe za kontinuiranom suradnjom s kontrolnim tijelom zaduženim za provjeru napretka projekta te projektne dokumentacije.
Naime, u slučaju utvrđenih odstupanja od odredbi Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, kontrolna tijela ovlaštena su utvrditi nepravilnost u projektu te primijeniti sankciju u vidu financijske korekcije, kojom se klijentu uskraćuju dodijeljena bespovratna sredstva.
Stoga, kvalitetna i kontinuirana administrativna podrška jedan je od ključnih elemenata uredne i cjelovite provedbe projekta, što Vam kao savjetnik omogućujem.
BESPLATNO UVODNO SAVJETOVANJE
PRONAĐIMO NATJEČAJ ZA VAŠA BUDUĆA ULAGANJA
Razrada projektne ideje kao početak projektnog ciklusa je za Vas informativna i neobvezujuća, a time i besplatna.
Uvodni sastanak ćemo održati u fizičkom ili on-line obliku, ovisno o Vašim potrebama